Определение термина

Одной из форм общения между людьми с использованием языковых конструкций является речевая деятельность. Она представляет собой некоторые усилия человека, которые направлены на достижение определенной цели. При этом речевая деятельность имеет такие виды, как говорение, чтение, перевод, письмо и т. д. Все они являются средствами коммуникации между людьми.

Письмо как представляет собой вспомогательную знаковую систему. Его используют для фиксации звукового языка. Но в то же время письмо является самостоятельной системой коммуникации, которая обладает рядом присущих только ему функций. Помимо фиксации речевой деятельности оно предоставляет человечеству возможность усвоить знания предыдущих поколений и расширить сферу общения. Другими словами, письмо связывает людей в том случае, когда нет возможности непосредственного общения в связи с их разделением временем или пространством.

Несколько иначе данный термин трактовал русский литературный язык 18-го века. В те времена под словом «письмо» помимо почтового отправления с текстом на бумаге понималось и написанное авторами сочинение или произведение. Такая трактовка давалась данному термину в связи со значительным влиянием польского языка на русский, которое имело место в тот период.

Сегодня за письмом сохранилась его главная - информационная функция. Однако значительно расширился перечень способов передачи того или иного послания. Так, письма сегодня можно получить по электронной почте, а также с использованием разнообразных мультимедийных элементов (картинок, аудио- или видеоклипов).

Классификация посланий

На сегодняшний день существуют различные виды писем. Прежде всего, их подразделяют на бумажные, являющиеся традиционными, и электронные.

Первый вид писем представляет собой корреспонденцию различного характера, запечатанную в конверте. Такие послания проходят продолжительный путь от своего отправителя к адресату.

Различные виды электронных писем, переданных при помощи современных средств коммуникаций (через e-mail, чат, видеосвязь и т. д.), по своей сути, не имеют отличий от традиционных. У них, как и у их предшественников, есть адрес отправителя и получателя, основной информационный текст, подпись, дата и т. д. Однако электронные виды писем являются особым средством коммуникаций. С их помощью люди могут общаться в режиме диалога, телеконференций и т. д. Иначе говоря, электронная почта предоставляет человечеству огромные возможности, передавая любую информацию в считанные секунды при нажатии лишь одной кнопки ввода.

Существует и иная классификация, согласно которой основные виды писем следующие:

1. Дружеские. Их пишут знакомым людям, живущим, как правило, в другом населенном пункте.
2. Любовные. Их пишут романтики, которые еще не перевелись в современном мире. Такие письма, переполненные чувствами, как и в былые времена, продолжают лететь от дома к дому, пересекая границы регионов, стран и континентов.
3. Рекламные. Основное их предназначение связано с продажами. На сегодняшний день в России такие письма только начинают пользоваться популярностью, наращивая объемы и развиваясь от года к году. Сюда можно включить различного рода коммерческие предложения, анонсы рекламных акций и т. д.
4. Деловые. Это письма, предназначенные клиентам и партнерам, должностным лицам и чиновникам. Отправка такой корреспонденции находится под строгим контролем. Письмо должно в срок дойти до своего адресата для сообщения ему важной информации.

Существуют и другие виды посланий. Так, есть письма, которые прикрепляют к резюме, отсылают в консульство, в редакцию, в посольство, а также в службу технической поддержки.

Необходимость в деловой корреспонденции

При составлении официального письма человек вряд ли задумывается о том, что способы его оформления и изложения шлифовались на протяжении многих столетий. Деловые послания, как и в прежние времена, являются неотъемлемым средством связи между различными учреждениями. При этом все они носят единое обобщенное название - "служебное письмо". Данное понятие включает в себя различные по своему содержанию документы, оформляемые в соответствии с существующим ГОСТом и пересылаемые по факсу, почте или иным способом. Текст такой корреспонденции должен быть корректен, грамотен и точен. От этого напрямую будет зависеть решение того или иного вопроса, а следовательно, и успех предприятия в целом.

История появления деловой корреспонденции

Составление сборников («письмовников»), содержащих образцы документов, началось в России в начале 18-го в. Предшественниками этих изданий были «формулярники», которыми пользовались на Западе еще в 7-м в.

И те и другие справочники содержали в себе описание реквизитов документов, а также их определенную последовательность. Это были своеобразные подручные сборники для писцов. Из них можно было почерпнуть информацию о построении документа, а также ознакомиться с шаблонными наборами выражений и фраз, которые являлись неотъемлемой частью официального этикета.

Одним из видов «письмовников» был «титулярник». В этом сборнике содержались сведения о том, как пишется полный царский титул.

Были в «письмовнике» и требования к почерку писца, а также к цвету и качеству бумаги. Вся корреспонденция отправлялась в конвертах, которые запечатывались сургучом или облатками.

Во времена существования СССР жанр делового письма, принятый в царской России, был попросту отвергнут как пережиток прошлого. Советская власть недооценивала значение деловой корреспонденции. Кроме того, отсутствие конкуренции и свободного предпринимательства лишало необходимости в красноречии и в приведении убедительных доводов партнеру о начале сотрудничества.

Виды деловых писем

В настоящее время без служебной корреспонденции не обходится ни одна организация. Официальная переписка применяется при решении многих оперативных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности.

Любое деловое письмо - это не что иное, как информационное сообщение, носящее протокольный характер. Именно поэтому подобная корреспонденция подлежит регистрации, а устное сообщение партнерам не избавляет от необходимости ее отправки по почте.

Существуют разнообразные виды При этом их классификация зависит от тех признаков, которые им присущи. Так, выделяют:

• Служебные письма, на которые необходимо дать ответ. Это и т. д.
• Деловая корреспонденция, не требующая ответа. К ней относят письма-предупреждения, письма-напоминания и т. д.

Деловая корреспонденция может классифицироваться и по структурным признакам. В соответствии с ними существуют такие виды служебных писем, как стандартные и нерегламентированные. Первые из них призваны решать вопросы, касающиеся регулярных экономических и правовых ситуаций. Подача информации в таком сообщении производится в форме синтаксических конструкций стандартного типа. Нерегламентированные содержат в себе авторское формально-логическое повествование, написанное в рамках принятого этикета.

Тематический признак официальной корреспонденции разграничивает деловую и коммерческую переписку. Так, существуют письма, освещающие правовые, экономические, финансовые и иные формы деятельности предприятия. Их относят к деловой корреспонденции. Если же в тексте письма содержатся вопросы сбыта или материально-технического снабжения, то его считают коммерческим.

По признакам адресата деловая корреспонденция подразделяется на циркулярную и обычную. Второй вид писем отличается тем, что из одного источника один и тот же текст отправляется на несколько адресов.

Выделяют также одноаспектную и многоаспектную деловую корреспонденцию. Первый из этих двух видов рассматривает только один вопрос или проблему. Многоаспектный текст выделяет сразу несколько направлений (сообщения, предложения, просьбы).

Составление деловых писем

Вся официальная корреспонденция включает в себя несколько структурных элементов. В самом верху листа располагается область заголовка. В его левой части размещают угловой штамп предприятия с указанием наименования, а также почтовых и прочих реквизитов компании. Здесь же проставляются номер исходящего документа и дата регистрации.

Немного ниже этого углового штампа располагается заголовок текста письма, а далее следует сам текст. При написании такого документа должны быть соблюдены следующие правила:

• в тексте должен затрагиваться либо один вопрос, либо несколько взаимосвязанных между собой;
• в первой части текста должна излагаться причина его написания, а во второй - предложения, выводы, решения и т. д.;
• корреспонденция должна быть размещена на листах формата А5 или А4;
• при наличии приложений их указывают ниже основного текста.

Внизу находится область подписи. Здесь указывается должность подписавшего документ лица, а также его фамилия и инициалы.

Если требуется написать различные виды писем на английском, немецком и других языках, то при их оформлении нужно учесть особенности составления служебных писем страны-партнера. Так, в различных государствах существуют отдельные правила написания дат, адресов и иные специфические моменты.

Правила написания электронных писем

На сегодняшний день авторы многочисленных рассылок и блогов стараются поддерживать связь со своими читателями, регулярно подбрасывая им письма с полезными советами. Однако и в этом вопросе существуют определенные правила, касающиеся той рассылки, которую человек попросту не желает видеть в своем компьютере.

Необычная классификация

Существует 5 видов писем, которые не следует пересылать своей аудитории. К ним можно отнести:

1. «Письма-простыни», занимающие объем более одного экрана монитора.
2. «Письма-задолбашки», отправляемые с настырной частотой.
3. «Письма-рефералки», в которых автор дает совет «ознакомиться» с чем-либо полезным. Для получения такой информации читатель переходит по названной ссылке и видит там очередной урок или тренинг. Такое привлечение к постороннему сайту стремительно снижает численность первоначальной аудитории.
4. «Письма-партизаны», посылаемые автором различных рассылок одной и той же клиентской базе.
5. «Письма-страшилки». К ним относят корреспонденцию, имеющую неприглядный вид при выходе на электронную почту с мобильного телефона или с планшета. Именно поэтому при подготовке любого текста нужно убедиться, что он одинаково хорошо будет читаться с различных устройств.

Письмо в процессе развития человека

Основные понятия о переносе графических символов на бумагу люди начинают познавать, будучи в школьном возрасте. Именно в эти годы письмо как вид деятельности принимает особое значение. Стремление четко и быстро отражать свои мысли на бумаге свидетельствует о том, что человек повышает свою грамотность. Кроме того, многие психологи отмечают тот факт, что своеобразие речи, перенесенной на бумагу, заключено в том, что она является не только привычкой пальцев и рук. Письмо является средством активной познавательной деятельности, и его усвоение тесно связано с процессом формирования личности.

Письмо в начальной школе

К знакомству с удивительным миром отображения речи на бумаге дети приступают уже с первого класса. При этом учащиеся начинают осознавать то, что существуют различные виды писем. учителя на данную тему должен содержать цели занятия. Они заключаются в знакомстве детей с жанром письма, в развитии связной речи, орфографической зоркости, рече-слуховой и зрительной памяти, мелкой моторики и эмоциональной сферы.

На таком уроке учитель объясняет своим воспитанникам ту роль, которую письмо играет в жизни людей. Это позволяет развить коммуникативные качества школьников. У детей воспитывается коллективизм, накапливается первоначальный опыт обдумывания, оформления и написания писем.

Необычное сочинение

На школьных уроках по русскому языку и литературе в старших классах иногда предлагается весьма интересное задание. Учитель предлагает детям написать сочинение в виде письма. Используя такой можно избежать шаблонных фраз и строгих рамок. При этом школьнику предоставляется возможность дать полет своей фантазии, оставаясь при этом в рамках заданной темы.

Конечно, письмо - это прежде всего свобода мысли. Однако перед составлением данного сочинения не помешает продумать его план. Это позволит четко изложить на бумаге свои мысли и не запутаться в излагаемых тезисах. Такое письмо станет понятно не только человеку, которому оно предназначено. Его основную идею поймет и любой читатель.

Обучение в коррекционных школах

Для детей, страдающих теми или иными заболеваниями, в нашей стране создаются специальные учебные заведения различных видов (от 1 до 8). Их основной целью является подготовка учащихся к взрослой жизни.

Наиболее сложным является обучение в школах 8-го вида. Сюда принимают умственно отсталых детей. На первом этапе их обучения педагог должен сформировать первоначальные навыки чтения и графического отображения звуков. Письмо (1 класс, 8 вид школы) для таких учащихся служит основой для формирования синтеза и звуко-буквенного анализа. Первоклашки работают со словами и слогами, короткими текстами, а также простейшими типами предложений.

Главной целью таких школ является обучение детей чтению и письму, а также ориентации в социально-бытовых условиях.

Уважаемые посетители сайта www.сайт! На этой странице вы найдёте материалы по следующим темам: Виды деловых писем. Правила оформления делового письма в Великобритании и США. Структура делового письма. Деловая переписка с англоязычными партнерами. Письмо в деловом общении. Части делового письма. Современное деловое письмо в англоязычном деловом общении. Как оформить деловое письмо. Обращение в деловом письме. Требования к оформлению деловых писем (деловые письма на английском языке).

Виды деловой корреспонденции

Деловое письмо, пересылаемое по почте, «бумажное» письмо, длительное время было единственным видом деловой корреспонденции, поэтому многие отождествляют понятия «деловое письмо» и «деловая корреспонденция». С приходом в нашу жизнь интернета появились и новые виды деловой корреспонденции, самым распространенным из которых стало электронное письмо (e-mail). Кроме того, в понятие «деловая корреспонденция» входят сегодня факсы (faxes), и так называемые служебные сообщения (memos).

Итак, основные виды деловой корреспонденции включают:

1) деловые письма (пересылаемые по обычной почте (snail-mail))

2) служебные сообщения (деловые записки)

4) деловые электронные письма

Деловое письмо в англоязычном деловом общении

Оформление делового письма: блочный формат

Блочный формат – самый распространенный формат для написания деловых писем сегодня. Все части письма (адрес получателя, приветствие, тема письма, сообщение письма, формула прощания, подпись автора) расположены от левого края страницы и не имеют отступов. Поскольку первые строки абзацев текста сообщения письма не имеют отступов от края страницы, между абзацами оставляют по одной чистой строке, чтобы отделить один абзац от другого. Адрес отправителя содержится на фирменном бланке письма. Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной. Этот наиболее удобный из существующих форматов деловых писем в последние годы завоевывает все большую популярность, особенно с развитием электронных средств коммуникации. К блочному формату прибегают в каждодневной, наименее формализованной переписке.

Выбор блочного формата «говорит» о современности автора письма, компании, в которой принят данный формат, о некотором отступлении от традиционных шаблонов и формализма в деловом общении. Подавляющее большинство писем, отправляемых по факсу или по электронной почте в Великобритании и США имеют именно такой формат.

См. пример оформления делового письма в блочном формате (на английском языке):

Оформление делового письма: модифицированный формат

В отличие от писем блочного формата, в письмах модифицированного формата место и дата написания, заключительная часть и подпись отправителя обычно располагаются от центра строки по направлению к правому краю страницы. Модифицированный формат английского делового письма в каждодневной переписке используется так же часто, как и блочный формат. Данный формат сохраняет свою популярность благодаря традиционному расположению частей письма наряду со сравнительной простотой исполнения письма. Текст сообщения письма не имеет отступов и организован в виде блоков, отделенных друг от друга пустыми строками, как и в блочном формате.

См. пример оформления делового письма в модифицированном формате (на английском языке):

Оформление делового письма: полу-блочный формат

Полу-блочный формат отличается от модифицированного формата тем, что первая строка каждого нового абзаца текста сообщения письма имеет отступ, который обычно составляет пять пробелов. Полу-блочный формат является наиболее официальным из перечисленных форматов и несет печать традиционности и торжественности. Письма, выполненные в полублочном формате, отличаются от модифицированных писем тем, что в них первые строки абзацев текста сообщения имеют отступы от левого края страницы и между абзацами текста сообщения нет пустых строк. Такой формат деловых писем принят в русскоязычной деловой корреспонденции.

См. пример оформления делового письма в полу-блочном формате (на английском языке):

Составные части делового письма

Дата. Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год, запятые не используются (пример: 12 June 2012). В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая (пример: June 12, 2012).

Адрес в деловом письме

Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

Специальные пометки в деловом письме

Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

Приветствие (обращение) в деловом письме

Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия (обращения). Пример: Dear Mr Smith (Dear James, Dear Miss Hastings, Dear Margareth)

Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие (обращение): Dear Sirs.

Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму обращения: Dear Sir or Madam

Концовка делового письма

Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи.

Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP - это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

Yours faithfully

Язык делового документа сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально- деловой. В результате длительного развития в официально- деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами официально- делового стиля считаются:

Нейтральный тон изложения;

Лаконичность и краткость текста;

Точность, ясность выражения мысли.

Нейтральный тон изложения является нормой официального делового письма, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка делового документа исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской: междометия, слова с суффиксами преувеличения и т.д.

Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведённого в документе, и автором текста и его адресатом.

Требования точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов.

Терминология, которая используется в управленческой документации вообще- это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ, кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Специфика делового стиля характерна ещё рядом особенностей.

В письме, например, не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа «пресс- секретарь», «электронная почта» приняли устойчивое обозначение в языке, то слова «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «Продлить» ещё не получили право на широкое употребление.

Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением, таких как, например, «слабо», «недостаточно». Употребление таких слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения.

Ещё одна специфическая особенность делового языка- ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами.

Особенностью делового стиля являются также широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (формул). Наличие их в деловом языке- следствие чёткой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Деловое (или служебное) письмо - обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содержит в себе последовательную смену информационных процессов - передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение.

Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты,), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации в делопроизводстве пока является бумага. Опрос многих фирм США в 1994 г показал, что в этих фирмах 92 % информации хранится на бумаге, 5 % - в микрофильмах, 2 % - на магнитной ленте и 1 % - на дисках 1 .

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.

Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

100 р бонус за первый заказ

Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line

Узнать цену

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

O торговые соглашения, сделки и иная подобная корреспонденция;

O ответные письма с благодарностью;

O поздравления;

O извинения.

O требования и запросы,

O соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

O распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

O благодарности и поздравления;

O напоминания, просьбы, проведение мероприятия. В неформальной деловой переписке нередко употребляются сокращения, односложные слова и прилагательные: они создают впечатление близкого знакомства, теплоты, взаимной симпатии. Такие прилагательные, как добросердечный, умелый, отзывчивый, изумительный, прекрасный и т. П., сближают создателя письма и его адресата. Они передают эмоциональное состояние. Демонстрируют, насколько объективен либо субъективен создатель письма, быть может, он готовил его, руководствуясь только чувствами.

Существует почти все методов подготовки корреспонденции, но выделим более общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его главные заботы? Какие колебания его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-или трудности, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И очередной немало значащий момент: письмо обязано строиться по таковой схеме внимание энтузиазм просьба действие.

Нужно лишь помнить, что формулируя просьбу, предоставьте адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Этикет и такт делового человека проявляются на каждом шагу: во время мимолетного разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании и т. П. К огорчению, время от времени должностные лица злоупотребляют формой воззвания на "ты". Обращаются на "ты" к подчиненным, которые еще старше их но возрасту, но молвят "вы" молодому вышестоящему начальнику. В форме воззвания на "ты" проявляется пренебрежение к подчиненному. Когда-то Максим Горький ответил на просьбу молодого литератора быть с ним на "ты": "Я не барин...". Реально, воззвание на "ты", особо публично к подчиненному, - это демонстрация барского чванства, низкого уровня ума. Занимаемый пост не дает ему основания для подобного общения с подчиненным либо наемным работником. Такое воззвание унижает достоинство человека.

Этикет служебных, деловых отношений просит строго соблюдения речевых норм как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми (либо даже с одним человеком), ведите беседу так, чтоб вам никто не мешал. Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания.

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения. Выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью.Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Требования к языку и стилю документов:

1. однозначность используемых слов и терминов;

2. нейтральный тон изложения;

3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

4. смысловая достаточность и лаконичность текста.

Основные группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи коммерческой корреспонденции . В коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют письма-запросы или письма-ответы. К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение.

Коммерческая корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, те предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью – качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Письма, направленные государственным деятелям и официальным лицам должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. В обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию, охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций».

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуславливает тип и стиль создаваемого документа.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.