Рынок сэд становится рынком российских производителей. Тенденции российского рынка сэд

15 сентября 2015 г. 14:04

На вопросы PC Week отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM. Вопросы были заданы в рамках обзора, посвященного 20-летию PC Week/RE .

Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?

Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.

На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей - система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.

Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.

Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.

2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.

С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2-3 года.

Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?

В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем - сказался дефолт со всеми его последствиями.

В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.

Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?

Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.

В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.

Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России - цены на нефть и санкции - быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2-3 года.

Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.

Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.

Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.

В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.

На российском рынке СЭД/ECM-систем фиксируется положительная динамика. В 2016 г. он вырос на 10%, аналогичный показатель ожидается и по итогам 2017 г.

По оценке аналитиков TAdviser, в 2016 г., рост российского рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 10%, при этом его объем в рублевом выражении увеличился примерно до 41,6 млрд руб. Говоря об итогах 2017 г., участники рынка отмечали его оживление и дальнейшее движение вверх.

На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM — это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.

Большинство участников российского рынка СЭД/ECM, представленных в рейтинге ниже, по итогам 2016 г. показали положительную динамику выручки от проектов в этой сфере. Только у двух компаний из Топ-10 зафиксированы отрицательные показатели.

Лидером в очередной раз стала компания «Логика бизнеса», выручка которой от СЭД/ECM-проектов выросла на 25,7% и достигла 1,86 млрд руб. Примерно треть этой суммы пришлось на продажи лицензий, две трети - на услуги внедрения и поддержки. В тройку лидеров также попали компании «Крок» и TerraLink (см. табл. 1).

Таблица 1.Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 гг .

Импортозамещение в тренде

Рынок систем документооборота в России - устоявшийся и зрелый рынок, и изменения на нем происходят медленно, однако прошедший год принес несколько ощутимых изменений. Прежде всего, это существенное оживление в государственных органах власти по вопросу перехода на отечественное ПО: утвержден план перевода офисного ПО (к которому относится в т.ч. и СЭД) на отечественные платформы, прописаны конкретные сроки и достаточно четкие требования.

Блокчейн на подходе

Среди других интересных тенденций рынка следует упомянуть технологию блокчейн. Она получила очень широкую популярность и применение ей находят в самых разнообразных областях. Сфера электронного документооборота - не исключение. Блокчейн позволяет создавать системы класса ECM для защищенного обмена документами вне организации на базе распределенной электронной подписи, без использования единого центра доверия, который проще скомпрометировать.

Потенциально это может помочь наладить доверительный обмен информацией между большим количеством организаций, которые изначально друг другу не доверяют, даже жестко конкурируют, но вместе с тем вынуждены обмениваться информацией.

Избавление от бумаги

Одним из самых долгожданных трендов является переход компаний на полностью безбумажный документооборот, в том числе юридически значимый.

По мнению экспертов рынка, реальные проекты по безбумажному документообороту появились благодаря активной работе государства по оформлению нормативной базы и стимулированию перехода на безбумажные технологии. До недавнего времени опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных данных служили препятствием переходу на полностью электронный обмен документами. Тем не менее с развитием технологий защиты корпоративной информации рынок показал свою готовность к нововведениям.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, говорит, что у его компании уже появились запросы крупных клиентов по переходу на полностью безбумажную работу внутри холдингов и групп компаний.

Какие нововведения получают СЭД/ECM-системы

Все нововведения, которые сейчас разрабатываются на рынке и внедряются в СЭД/ECM-системы, связаны с общими тенденциями ИТ-рынка. Именно поэтому разработчики занимаются развитием мобильных версий и создают интеграционные шлюзы для бесшовной работы с другими информационными системами. Помимо этого совершенствуются возможности совместной работы над документами, «шлифуются» пользовательские интерфейсы, добавляются новый функционал.

Передним краем представляется встраивание технологий искусственного интеллекта, работы с BigData, интеграции с мессенджерами, в том числе поддержкой ботов. Все большее значение приобретает поддержка полноценных облачных и гибридных конфигураций, в т.ч. хранение файлов на облачных ресурсах.

География проектов СЭД/ECM

По данным TAdviser, основная часть всех СЭД/ECM-проектов выполняется в Центральном федеральном округе. Также в первую тройку входят Приволжский и Сибирский федеральные округа (см. табл. 2). Топ-10 российских городов по количеству проектов СЭД/ECM возглавляют Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург.

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном ” в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение . Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования . Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД) , которым и посвящена данная статья. Главной целью статьи является представление для читателей Jet Info ретроспективы современного состояния мирового рынка СЭД, перспектив его развития, а также достаточно большого числа примеров применения СЭД в мире. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru , www.docflow.ru , сайтов компаний-разработчиков СЭД и др.

Основные понятия о системах электронного документооборота

Назначение СЭД

По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS ” Electronic Document Management Systems ): “СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных”.

Главное назначение СЭД ” это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации ” от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Основные свойства СЭД

Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии . Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

Хранилища атрибутов документов (карточек);
Хранилища документов;
Сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов” . Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком ” низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов. При “свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при “жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

Полный контроль над документом;
Право редактировать, но не уничтожать документ;
Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
Право читать документ, но не редактировать его;
Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики ” viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.

Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция “управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management ” ECM)” , а не управление электронным документооборотом (в соответствии с “Forrester TechRankings”). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.

В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым , то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой “категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)” .

С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Общие функции управления содержимым , под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.

Функции управления процессами , под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.

Интеграция с другими ECM-системами , подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.

Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД . Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.

Классификация СЭД

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.

Системы управления информацией (information management systems) ” порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.

Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.

Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать “снимки” Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).

Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).

Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems ” OMS) , основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS ” integrated document archive and retrieval systems) . Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша ” генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на “второстепенных” вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде ” в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.

Можно также отметить специальные модули управления электронными документами , встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.

Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над д

Основные понятия о системах электронного документооборота

Назначение СЭД

Основные свойства СЭД

Открытость

Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Особенности хранения документов

Хранилища атрибутов документов (карточек);
Хранилища документов;
Сервисов полнотекстовой индексации.

Особенности маршрутизации документов

Разграничение доступа

Полный контроль над документом;
Право редактировать, но не уничтожать документ;
Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
Право читать документ, но не редактировать его;
Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).

Отслеживание версий и подверсий документов

Наличие утилит просмотра документов разных форматов

Аннотирование документов

Поддержка различных клиентских программ

Общая классификация СЭД

Концепция ЕСМ

Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:

Классификация СЭД

Преимущества от использования СЭД

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Появление возможности коллективной работы над д

21.04.2011, Колесов Андрей

Издание: PC Week

Системы электронного документооборота продолжают набирать в нашей стране все большую значимость для бизнеса и для государства. Расширяется сфера применения подобных решений, повышается “глубина” использования заказчиками их функционала, постепенно происходит смещение от бумажного документооборота в сторону электронного. Вместе с тем на пути развития всех этих позитивных процессов имеются и препятствия. О текущем состоянии дел в отечественной СЭД-отрасли, ее проблемах и путях их решения своим мнениями делятся эксперты ведущих ИТ-поставщиков этого рынка.

Текущая ситуация

Разговор начался с вопросов перехода к более полному электронному документообороту, и тут специалисты единодушно отмечают, что в целом преобладают смешанные системы, где присутствуют оба вида документов — бумажные и электронные. Практически все сходятся на том, что в силу наших нормативных требований (законодательства, регламентов и пр.) быстро отказаться от бумажного документооборота не представляется возможным.

Среди новых веяний в этой сфере Андрей Акулов отметил, что СЭД берут на себя задачи ускорения бизнес-процессов, повышения их эффективности, оптимизации ежедневной работы людей, облегчения контроля над деятельностью компании: “Если раньше мы приближали автоматизацию к бизнес-процессам, то сейчас зачастую СЭД оказываются впереди - так, в связи с заданными правилами, документ появляется раньше, чем возникла задача в бизнес-процессе. Это новое направление развития СЭД, которые уже применяются на практике”.

По мнению Филиппа Калашникова, в настоящее время СЭД в России являются одним из наиболее востребованных классов корпоративных программных продуктов, практически для всех сейчас уже стала очевидной польза от внедрения подобных решений: “СЭД наводит порядок в корпоративном документообороте, и только за счет этого некоторые заказчики экономят миллионы долларов в год на резком снижении объема штрафов и других убытков от просрочки исполнения договоров и других финансовых документов. И хотя заказчиками СЭД до сих пор преимущественно являются крупные предприятия, в последнее время становится модным и среди средних и небольших компаний заводить у себя недорогую СЭД. Причем именно средние и небольшие предприятия делают упор на использование СЭД не столько для чисто канцелярских документов, сколько для управления договорами и другими финансовыми документами”.

Впрочем, по поводу активного перехода к электронной документации есть и сомнения. Юрий Дубровский считает, что реально в большинстве случае СЭД используется для управления бумажными документами, фактически выполняя задачи учета документов: “В СЭД документы регистрируют, вносят резолюции и поручения, контролируют исполнение. Автоматизируется обычно работа канцелярии, внутренняя переписка, договорная работа”. Но при этом, отметил он, есть отдельные проекты для организации не только общего (административного) документооборота, но и специфического. Он считает, что СЭД уже заняли заметное место в таких областях, как ведение реестров. Это позволяет заказчикам хранить данные в структурированном виде и одновременно иметь доступ к электронным образам этих документов, хранить историю изменений объекта учета и документов (вплоть до поименного списка сотрудников, вносивших изменения) и управлять жизненным циклом объекта учета.

Развивается такое направление, как электронные архивы, прежде всего для документов оперативного хранения. Такие архивы строятся по признаку профессиональной деятельности и учитывают ее специфику. Например, архивы финансово-бухгалтерских документов, архивы конструкторской документации, банковских досье, при необходимости их можно интегрировать с другими информационными системами, например с ERP или CRM. А вот в сегменте СМБ заметного оживления не наблюдается. Традиционное внедрение СЭД для них слишком дорого и не относится к числу приоритетных задач бизнеса. Возможно, спрос появится в сегменте услуг, предоставляемых по технологии SaaS.

Отдельным вопросом является роль все чаще особо упоминаемого автоматизированного рабочего места руководителя в составе СЭД. “Каким должно быть АРМ руководителя? Мнения компаний-разработчиков на эту тему сильно различаются, - констатирует Юрий Дубровский. - Мы считаем, что это должно быть мобильное эргономичное решение, настраиваемое под задачи конкретного руководителя, предоставляющее ему доступ к различным информационным ресурсам в зависимости от области его деятельности и полномочий по принятию решений. АРМ руководителя - это тот участок проекта, где во многом и формируется его экономический эффект, поскольку внедрение СЭД для руководства неизбежно приведет в СЭД и всех сотрудников”.

Какие задачи решаются при помощи СЭД, зависит в большей степени от ECM-зрелости компании и существующего опыта автоматизации бизнес-процессов - на этот аспект указывает Сергей Бушмелев. Компании и команды автоматизаторов, только получающие первый опыт, автоматизируют рутинные процессы - канцелярию, служебные записки. Более “продвинутые” и искушенные в части управления корпоративным контентом организации решают задачи следующего уровня - управление жизненным циклом договоров, создание единого финансового архива, иными словами вопросы эффективности, взаимодействия, управления рисками. Что касается госорганов и холдингов, то для них, по мнению Сергея, важно, чтобы системы электронного документооборота умели встраиваться в существующие и проектируемые контуры обмена документами и данными. Для СМБ необходимо, чтобы срок окупаемости был минимальным, поэтому они - основной потребитель законченных бизнес-решений.

“Поскольку для России характерным является управление организацией посредством документов (“если решение не задокументировано, его не существует”), то и от СЭД ожидается в первую очередь поддержка управленческих процессов, - подчеркнул Вадим Ипатов. - Поэтому чаще всего преследуются цели унификации и упорядочивания документопотоков, повышения оперативности доставки информации (в первую очередь управленческой), снижения временных и организационных затрат на поиск информации, установления взаимосвязей и взаимовлияния документов, повышения контроля исполнения, обеспечения прозрачности исполнения, снижения материальных затрат на документационное обеспечение”. Сегодня наиболее “продвинутыми” потребителями СЭД являются крупные компании, корпорации и холдинги. Они в основном и формируют облик современных отечественных СЭД и направления их развития. Схожесть отношения к управлению документами крупного бизнеса и госсектора делает востребованными в госсекторе решения, разрабатываемые для крупного бизнеса. Для СМБ не так актуален подход регламентированного управления документами и управления компанией с помощью документов. Но повышение бизнес-ориентированности СЭД делает их более привлекательными для СМБ. В частности, этому способствует инкорпорация кейс-менеджмента в СЭД.

Денис Левинский считает, что в России большинство компаний уже прошли через внедрение СЭД, а некоторые и несколько раз, хотя их применение главным образом касалось задач основного делопроизводства (ОРД, входящая и исходящая корреспонденция). С ростом размеров компаний и объемов обрабатываемых документов крупные компании вновь выбирали продукты для автоматизации СЭД, расширяли функциональность, добавляя требования по интеграции и возможности автоматизации процессов, производительности и отказоустойчивости. Повторное внедрение, как правило, было более сложным по многим причинам, но и этот процесс уже во многих компаниях завершен или находится на завершающей стадии.

Сегодня крупные компании обратили свой взор на вопросы ECM (управления корпоративным контентом). Одна из причин этого интереса заключается в том, что, внедрив системы по автоматизации бизнес-процессов (ERP, BPM, CRM) и получая от них массу документов, предприятия столкнулись с проблемой управления хранением контента (под хранением понимаем сложные процедуры, связанные с вводом-выводом информации, правами доступа, поддержкой регламентов, процедуры аппаратного хранения и т. д.). Госсектор в плане задач похож на крупный бизнес, но он менее поворотлив, а потому до использования ECM еще не дошел. Что касается СМБ, то здесь компании чаще выбирают “легкие” решения, не закладывая резкий рост и развитие. К тому же, чем меньше компания, тем чаще используется в качестве СЭД электронная почта.

Наталья Храмцовская уверена в том, что российские СЭД обеспечивают автоматизацию практически любых деловых процессов, связанных с обработкой бумажных и электронных документов, включая и традиционное делопроизводство, и исполнение регламентов, связанных с оказанием услуг. Главную же особенность России она видит в том, что до сих пор значительную часть своего жизненного цикла (в том числе выпускаются и хранятся) документы существуют в бумажном виде, межведомственный/межкорпоративный документооборот также осуществляется на бумаге. Поэтому отечественные СЭД в меньшей степени ориентированы на создание и хранение электронных оригиналов, а также на межведомственное/межкорпоративное электронное взаимодействие.

Но именно использование СЭД является способом избавиться от хождения бумажных документов внутри организации, может повысить эффективность, скорость работы с документами, их доступность и прозрачность согласований во времени. Без подобной системы не может обойтись ни одна компания, имеющая в своём составе хотя бы 100 человек. Так считает Андрей Лубенец: “В компаниях накопилось много слабоструктурированного контента, которым стало неудобно управлять в ручном режиме. В период кризиса многие организации взглянули на структуру своих расходов, что не всегда делалось во время бурного роста российской экономики. Как выяснилось, работа с документами, в том числе внесение информации из бумажных документов в информационные системы компаний, отнимает много ресурсов и есть явный потенциал для сокращения расходной составляющей бюджетов. Это и послужило толчком к внедрению СЭД, а также систем потокового ввода документов и данных и пр.”.

А вот Георгий Подбуцкий отмечает, что под словами “система документооборота” и СЭД в разных организациях и разных отраслях понимается не одно и то же, не говоря уже о том, что некоторые СЭД вовсе таковыми не являются, а представляют собой учетные системы. Проблема заключается в том, что в разных отраслях были и есть весьма различные приоритеты в области автоматизации документооборота. Так, в органах власти востребованы системы классического документооборота, которые поддерживают автоматизацию традиционных российских бюрократических процедур работы с документами. И как раз такие решения в принципе достаточно хорошо представлены на нашем рынке российскими производителями. Но есть еще, продолжает Георгий Подбуцкий , и коммерческие структуры, для которых автоматизация канцелярии - второстепенная задача. В первую очередь они заинтересованы во внедрении систем, которые могу поддерживать специфические документоориентированные процессы. Например, для географически распределенных холдингов весьма актуальна задача автоматизации централизованной обработки финансовой, проектной или юридической документации. Для страховых компаний ключевой процесс - работа со страховыми делами и приоритетна именно его автоматизация.

С таким мнением в целом согласна и Елена Стрелкова: “Реальное состояние дел с применением СЭД кардинально различается по отраслям и по сегментам рынка, а главное - по предметным задачам. Наиболее активны в отношении внедрения и использования СЭД отрасли с большим объемом документооборота и архива, например государственный сектор, а также отрасли с высокой внутренней конкуренцией и потребностью снижения издержек, в том числе за счет оптимизации основных бизнес-процессов, например финансовый сектор. Потребности предприятий в отношении функций, которые реализует СЭД, сегодня смещаются от простых функций учета, контроля исполнения и автоматизации процесса согласования к автоматизации более сложных бизнес-процессов, не ограниченных рамками отдельных подразделений и систем, и поддержке интеллектуальной работы с содержанием документов”.

Эту же мысль продолжает Роман Щемелов: “Сегодня требования, предъявляемые к системам управления документами, выходят за рамки автоматизации канцелярии и упорядочивания управленческого документооборота. Управление документами все чаще рассматривается более комплексно, в сочетании с другими системами управления информацией - системами совместной работы, объединенных коммуникаций, управления бизнес-процессами, поиска, текстовой аналитики и т. д. Это приводит к привлечению к работе в СЭД различных групп пользователей. Соответственно меняются и требования к интерфейсам систем управления документами. Сегодня интерфейс должен быть максимально простым и удобным для рядового пользователя, а доступ к системе должен осуществляться из любого места и практически с любого устройства. Второе важное требование - гибкость системы, позволяющая поддерживать процессы работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла: от момента создания и совместной работы с ними и до момента утверждения, архивного хранения и последующего уничтожения”.

Ольга Яковенко оценивает ситуацию на российском СЭД-рынке оптимистично, как состояние “готовность к большому прыжку”. Уже есть опыт успешного внедрения СЭД, причем высокая потребность в применении подобной системы была исторически заложена в бюрократическую машину госструктур, хотя чаще всего решение разрабатывалось как уникальный инструмент под деятельность конкретной структуры. Хотя при этом перечень задач ограничивался регистрацией основных признаков документов и фиксацией состояний документа: в разработке, рецензирование, на подписи, в архиве и т. п.

Для крупного же бизнеса автоматизация документооборота стала жизненно необходимой для обеспечения пространства оперативного принятия решений. Здесь круг задач кардинально иной, чем в госсекторе: быстрый поиск по любому параметру, включая контекст; хранение комплекта документов любого формата, возможность обработки документов, формирования отчётов по различным критериям выборки и т. д. На рынок вышли сильные разработчики СЭД, как российские, так и зарубежные. Объектом их интереса стали крупные холдинги и уже знающие документальный порядок федеральные госструктуры. Не охваченными пока остаются средние и малые предприятия.

На пути к безбумажному документообороту

Что касается движения рынка в сторону электронного документооборота, то тут общее мнение таково: отказ от бумаги не должен стать самоцелью, тем более, что абсолютно безбумажный документооборот - это утопия, во всяком случае в видимой исторической перспективе. Говоря о проблемах, все выделяют две - нормативные требования и сложившийся менталитет.

“Есть бизнес-процессы, в которых затраты на создание, доставку и хранение бумажных документов составляют значительные суммы. Это первые кандидаты на анализ возможности перевода взаимодействия в электронный вид, - пояснил свою позицию Сергей Бушмелев. - Но как в этих, так и в других случаях, предстоит сначала оценить затраты на перевод и поддержание электронного документооборота, а также возникающие риски. Думаю, еще значительное время современный документооборот будет оставаться электронно-бумажным”.

Наталья Храмцовская считает, что сейчас нам нужно наладить электронное взаимодействие, когда подразделения и организации обмениваются изначально электронными документами либо заверенными электронными копиями бумажных документов, что не исключает первоначальное создание отправителем многих документов на бумаге и последующую их распечатку получателем. “Полностью безбумажный документооборот возможен пока что лишь для отдельных видов документов, и в общем-то это пока что не основная задача, - уверена эксперт, отметив при этом, что за последний год убрано большинство существовавших препятствий для широкого использования электронных документов и процесс устранения оставшихся помех продолжается быстрыми темпами. Более того, кое-где государство уже заставляет как собственные структуры, так и коммерческие организации использовать исключительно электронные документы взамен бумажных. Но при этом подчеркивается, что даже в отсутствие внешних помех, организациям приходится преодолевать внутренние препятствия - неготовность руководства и персонала к работе по-новому, нежелание перестраивать привычные бизнес-процессы, вкладывать значительные средства в развитие информационной инфраструктуры и в наём и переподготовку сотрудников.

Продолжая тему препятствий на пути перехода на полностью безбумажный документооборот, Роман Щемелов выделяет несколько основных проблем. Во-первых, это требования законодательства, когда для некоторых типов документов обязательным является наличие “мокрой” подписи и последующее хранение в бумажном виде. Во-вторых, это низкая вовлеченность в работу с СЭД высших руководителей компании: часто бывает так, что на определенном этапе документ, создаваемый в СЭД, распечатывается на принтере и ложится на стол к руководителю в бумажном виде. Поэтому, кстати, ряд экспертов отмечает, что внедрение СЭД приводит не к сокращению, а к увеличению потребления бумаги. Такая ситуация возникает, в частности, из-за того, что многие СЭД, создаваемые для автоматизации канцелярии, по своей природе не ориентированы на руководителей и рядовых сотрудников, что существенно усложняет работу с СЭД и на определенных этапах приводит к частичному отказу от её использования. Наконец, переходу на безбумажный документооборот мешает и отсутствие единых стандартов управления документами, что делает затруднительным обмен юридически значимыми электронными документами между компаниями-контрагентами.

Юрий Дубровский полагает, что сейчас говорить о полностью безбумажном хождении документов можно только применительно к внутрикорпоративному документообороту, да и то с исключениями - документы постоянного срока хранения (например, приказы по основной деятельности) должны быть подготовлены в бумажном виде для дальнейшей передачи в архив. Иногда их требуют контролирующие органы, которые приказ в электронном виде пока не воспринимают, а последние изменения законодательства ужесточают ответственность, а значит, риски руководителей, отступающих от бумажных традиций.

Однако даже в случае ориентации на бумажные носители, использование СЭД все равно является полезным - в этом случае она помогает избежать необходимости многочисленных копий, хранят только оригинал и его электронный образ. Реально на безбумажные технологии можно перевести стадии подготовки и согласования документов, работу с внутренними документами. На этапе хранения приходится дублировать электронные архивы бумажными экземплярами, но для оперативной работы в целях ускорения поиска используются электронные образы.

“Договоры по-прежнему предпочитают заключать на бумаге, - отметил эксперт. - Слишком сложно доказывать в суде правомочность электронной подписи, пока немногие юристы за это берутся, судебная практика по ЭЦП еще только формируется. Перевод внешней переписки в электронный вид для государственных организаций достаточно проблематичен. Срок хранения ее по законодательству - пять лет, но при проведении экспертизы архивные органы часто переквалифицируют срок хранения на “постоянно”, а значит - ее нужно сдавать в государственный архив. А как сдавать, если переписка - в электронном виде? Методики законодательством не предусмотрено. Поэтому службы делопроизводства не готовы переходить полностью на электронную переписку, приходится комбинировать СЭД и бумажный документооборот индивидуально для каждого заказчика”.

Проблема перехода на безбумажный документооборот связана не только с отсутствием или несовершенством правовой и нормативной базы, но в большей степени с недостаточной зрелостью самого электронного документа. На этот аспект проблемы обратил внимание Вадим Ипатов. По его мнению, сегодня нет принципиальных препятствий для того, чтобы две организации могли заключить между собой соглашение об обмене документами в электронной форме. Но пока до конца не решены вопросы борьбы с рисками потери целостности, аутентичности, достоверности. Электронный документ непрерывно меняет свой формат и способ хранения (“носитель”). Пока до конца не ясны принципы обслуживания экземпляров электронных документов, хранящихся в репозиториях взаимодействующих сторон, которые гарантировали бы, что на документ можно рассчитывать в ходе последующих операций или деятельности. Неоднозначно отношение к служебной информации, которая вместе с содержательной частью скрепляется электронной подписью. “Перечень можно продолжать, - заметил эксперт. - Но даже реализация внутреннего безбумажного документооборота проблематична. Ведь применительно к внутреннему документообороту безбумажный и электронный не являются синонимами. Дело в том, что электронный текстовый документ не всегда удобен в работе, именно поэтому могут многократно появляться его бумажные копии. Большие надежды на изменение ситуации связаны с ростом популярности средств Web 2.0 и мобильных устройств”.

Однако Филипп Калашников считает, что внутренний документооборот компании без проблем может быть полностью безбумажным, хотя и признает, что, как только речь заходит о внешних документах, например договорах, ситуация прежняя, несмотря на вполне заметный прогресс в нормативных актах на эту тему. В то же время он отметил, что заказчики в своем большинстве вполне удовлетворяются тем, что СЭД не заменяет бумажный документооборот на электронный, а наводит порядок в управлении бумажным документооборотом.

Даже при сохранении бумажного документооборота внедрение СЭД позволяет решать проблемы дублирования данных, переноса одних и тех же данных в систему, проверки информации. Отмечая этот факт, Андрей Акулов подчеркнул, что заказчиков интересуют быстрые, эффективные процессы в организации, сокращение расходов в результате внедрения СЭД.

Денис Левинский выделяет два основных препятствия на пути перехода к полностью электронному документообороту. Во-первых, это привычка работать с бумажными документами, выработанная за годы и характерная как для крупного бизнеса, так и для госсектора, что, в свою очередь, снижает эффективность уже внедренных СЭД. Вторая - регуляторы, которым часто недостаточно электронных документов и необходимо предоставить твердые копии. Тем не менее сегодня ситуация быстро меняется по обоим направлениям: с одной стороны, приходят новые управленцы, многие из которых перенимают западный опыт, с другой стороны, и государство начинает уделять этому вопросу безбумажного документооборота все больше внимания.

Оптимистично настроен и Андрей Лубенец: “Сегодня многие государственные учреждения и коммерческие организации (в частности, компании, работающие в области сетевых продаж, страховые организации, банки и др.) активно переходят на безбумажный документооборот. Они одними из первых осознали эффективность запуска всех процессов согласования документов в электронном виде, а также создания электронных архивов с возможностью поиска документов по тексту, что особенно актуально для многомиллионных архивов документов, которые накопились в крупных организациях за много лет”.

Продолжая эту тему, он отмечает, что переходу на безбумажный документооборот в нашей стране по-прежнему мешают законодательные аспекты, в частности то, что понятие электронного документа все еще не закреплено законодательно. Единственный законодательно закрепленный электронный документ сегодня - это счета-фактуры. Если говорить в целом, то юридически значимые электронные документы только начинают появляться. И пока что наиболее важные документы должны храниться на бумаге. Кроме того, документы в бумажном виде достаточно просто и понятно решают задачи экономического функционирования предприятий - заключение договоров, подписание актов, выставление и оплата счетов. Как сделать это на бумаге, всем понятно. Но чтобы заключить договор в электронном виде, а тем более - обменяться данными счетов-фактур, нужна стандартизация, СЭД должны быть стандартизованы для обмена данными между организациями. Но пока далеко не все компании, особенно малого бизнеса, готовы к внедрению дорогостоящих информационных систем.

В отличие от многих других экспертов Ольга Яковенко считает, что госструктуры опережают все другие отрасли по внедрению СЭД, что поддерживается целенаправленным финансированием государства. В компаниях же быстрое внедрение СЭД сдерживается, по ее мнению, двумя причинами. Это отсутствие регламентированного документооборота даже в бумажном варианте. И отсутствие чёткого понимания силы влияния этой регламентации на скорость и корректность принятия оперативных решений. А для небольших компаний до настоящего времени ещё существовала третья причина - отсутствие простого, недорого решения, но сейчас на рынке уже есть соответствующие продукты. “По нашему опыту, наличие в компании регламентированной системы документооборота, а лучше СМК (системы менеджмента качества), значительно сокращает сроки проекта по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивает качественный результат”, - отметила она.

“Основным фактором успешного и быстрого перехода организации на безбумажный внутренний документооборот является воля руководителя, - сказал Георгий Подбуцкий . -Внедрение любого бизнес-приложения всегда вызывает на первом этапе отторжение пользователей. Если введение системы сопровождается пересмотром регламентов корпоративной работы с документами и тем более если сам руководитель начинает активно использовать СЭД, то совершенно точно - система приживется. В нашей практике был случай, когда руководитель организации предупредил сотрудников, что “со дня запуска СЭД в эксплуатацию, единственный документ, который он готов рассматривать в бумажном виде - это заявление на увольнение”. И система заработала, сегодня в ней несколько тысяч пользователей”.

Но при этом он обозначил и другую сторону вопроса перехода на безбумажный обмен документами - это уровень межведомственного/межкорпоративного документооборота. Здесь пока все гораздо сложнее, так как статус и легальность электронного документа пока не получили четкого юридического определения. Однако движение в сторону постепенного перехода на электронный обмен документами есть - производители готовы предлагать технологические решения, государство постепенно усиливает юридическую базу и, собственно, само начинает переходить на системы типа МЭДО.

Вопросы создания архивов электронных документов

Архивы пока не принимают электронные документы на долгосрочное хранение и не планируют это делать в ближайшем будущем, ссылаясь на технические проблемы обеспечения долгосрочного хранения, притом что долгосрочное хранение электронных документов - это одна из ключевых проблем перехода к безбумажному документообороту. С этим согласны все эксперты, отмечая лишь различные нюансы.

Понимание необходимости создания электронных архивов приходит постепенно. Еще пять лет назад большинство компаний не было готово к решению этой задачи, но сегодня ситуация меняется. О создании электронных архивов задумывается как госсектор, так и коммерческие организации, в частности страховые компании и банки. Они нацелены на создание электронных архивов клиентских досье, что позволяет ускорять и удешевлять стоимость обслуживания, к примеру, страховых полисов и кредитных документов, а также увеличивать сохранность документов.

“Созданию электронных архивов по большому счёту ничто не мешает, но до последнего времени ничто особенно и не подталкивало большинство организаций к тому, чтобы заниматься этой задачей, требующей немалых финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Теперь такие стимулы появляются, - считает Наталья Храмцовская. - Процесс внедрения электронных архивов пойдёт более гладко, если государственные органы сформулируют соответствующие требования, причём очень хотелось бы, чтобы требования, например, Центрального Банка, налоговой службы, других ведомств не оказались диаметрально противоположными”.

Филипп Калашников оценивает ситуацию весьма оптимистично: на пути использования электронных архивов нет никаких особенных препятствий - ни технологических, ни организационных. Все ведущие СЭД имеют в своем составе модули электронного архива, которые активно используются заказчиками как в составе функциональности этих решений, так и независимо. При этом на рынке присутствует довольно много предложений, в том числе от независимых поставщиков электронных архивов, не имеющих в составе своих решений СЭД.

Елена же Стрелкова считает, что большинство проектов, которые заказчики сегодня называют “электронный архив”, относятся к оперативному, а не к долговременному хранению. При оперативном хранении основной задачей является быстрота доступа к документам в ежедневной работе. Проблемами долговременного хранения электронных документов мало кто сегодня занимается в связи с тем, что системы хранения становятся все более дешевыми, поэтому создается впечатление, что объем оперативного архива можно просто наращивать до бесконечности. “Но вопрос долговременного хранения так или иначе все-таки возникает - после нескольких лет работы в системе, - заметила Елена. - Это происходит тогда, когда заказчик понимает, что для того, чтобы обращаться к документам двух-трехлетней давности, их хранение нужно организовать иначе, чем в оперативном архиве. Я думаю, что заказчики со стажем работы с СЭД более трех-пяти лет скоро станут обращаться к нам с запросами на организацию долговременного хранения. Наши технологии полностью к этому готовы, но пока таких запросов еще не очень много”.

Говоря про электронные архивы, нужно иметь в виду, что они все же довольно разные. “Ничто не препятствует сегодня оцифровке библиотек, кроме желания и наличия финансирования. Но что касается архивов, например, корпоративного характера, тут все упирается в окупаемость таких решений для заказчика и законодательное регулирование сроков хранения ряда документов, - заявил Георгий Подбуцкий . - Построение полноценного ЭХД - не дешевое решением. Поэтому экономическая эффективность создания корпоративного электронного архива хорошо очевидна для крупного холдинга или компании с большим объемом документопотока. Здесь и понятная экономия на сокращении площадей хранения, и доступность документов, и сокращение расходов на их сбор и обработку”. Но проблема тут в том, что текущая ситуация в этой сфере мало зависит от поставщиков решений. ИТ-рынок уже готов предлагать заказчикам и платформы для подобных систем, и отраслевые решения. Могут ли производители впрямую повлиять не изменение законодательной базы? На этот вопрос эксперт придерживается, скорее, отрицательного мнения. Но при этом он обращает внимание на то, что спрос на ЭХД есть, а общее развитие уровня информатизации и ежегодный рост объемов информации в геометрической прогрессии так или иначе будут толкать рынок как к технологической, так и законодательной эволюции.

Говоря о проблемах в этой сфере, Андрей Лубенец отмечает, что каждый руководитель, имеющий дело с большими бумажными архивами, должен задуматься об эффективности работы с документами. Сесть и посчитать, во сколько обходится хранение одного документа с учетом аренды площадей, сколько времени занимает поиск нужного документа в бумажном архиве. Сколько времени и бумаги требуется на изготовление копии документа по запросу. Сколько времени занимает пересылка документов почтой между офисами одной организации - например, для отделений федерального ведомства, расположенных в разных регионах (это очень существенный фактор для России). Наконец, нужно понимать, сколько документов теряется или не может быть найдено. Внедрение электронного архива, как впрочем, и любой другой информационной системы, сопряжено с наведением порядка в бизнес-процессах организации. Поэтому здесь требуется участие и воля топ-менеджеров.

“Если кто-нибудь обращался в архив за нужной справкой, он знает, сколько нужно времени на поиски нужной информации. Бывают и ошибки - искали, искали, не нашли, а потом вдруг раз - есть данные! А это могут быть и вопросы размера пенсии или прав на наследство, и другие важные вопросы, - отметил Юрий Дубровский. - Решение этих проблем - в обеспечении архивов системой быстрого поиска по хранимым данным, для чего документы должны быть в электронной форме. Возникает противоречие - для долгосрочного хранения документы нужны в бумажном виде, а для поиска - в электронном. Так, может быть и принимать документы на хранение и в электронном, и бумажном виде? Бумагу - на долгое хранение, а задачи оперативного поиска будут решены благодаря наличию электронных экземпляров”.

Примерно такой же точки зрения придерживается Андрей Акулов: “Электронное хранение позволяет организовать быстрый сквозной поиск в архивах. Однако ввиду того, что СЭД не может полностью заменить бумажные документы, ведется их совместное использование. Поиск документов или выпуск отчетной информации производятся в электронной системе, а доступ к оригиналам осуществляется по бумажным носителям”.

“Электронные хранилища как среда хранения корпоративных информационных активов в электронном виде не имеют большого распространения в России. Как правило, они очень быстро превращаются в электронные помойки и к ним пропадает интерес”, - отметил Вадим Ипатов. В реальной жизни нацеленно и скрупулезно заниматься упорядочением хранения, ретроконверсией, атрибутированием сложно и накладно. Поэтому более востребованными являются решения, соответствующие государственному (и ведомственному) нормативному регулированию в области архивного дела. Такой электронный архив решает задачи завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов, связанных с обработкой документов в СЭД. Для этой задачи процедуры формализованы и понятны. Очевидна значимость подобных решений.

Эксперт указывает также на то, что практическую понятную ценность имеют такие специализированные архивы, как технологические, справочно-нормативные и т. д. Разрозненность и специализация архивных систем естественна, так как в каждой из них действуют свои правила. Обеспечение же их взаимодействия вполне реализуемо с применением сервис-ориентированной архитектуры и сквозных деловых процессов, охватывающих несколько информационных систем.

Российские организации только начинают сталкиваться с задачами и проблемами долговременного хранения электронных документов, в частности, тот же Центробанк уже разработал рекомендации по долговременному хранению документов операционного дня. Приводя этот пример, Сергей Бушмелев сказал о том, что катализатором роста понимания важности данного вопроса станет взрывной рост электронных документов, создаваемых в рамках оказания электронных госуслуг, ввод в обращение электронных счетов-фактур, переход госорганов на электронный документооборот. Другими словами, тогда, когда электронный документ будет не копией бумажного, а наоборот - единственным оригиналом, когда спрятаться за “бумажки” уже не получится.

Наталья Храмцовская обращает внимание на юридические аспекты проблемы: “Существуют многочисленные положения законов и нормативных правовых актов, требующие от организаций длительного и постоянного хранения множества видов документов. Как только мы начинаем эти виды документов переводить в электронную форму, сразу же встает вопрос об обеспечении их сохранности в течение установленных сроков. Мало того, просто сохранить электронные документы недостаточно - нужно это сделать так, чтобы не поставить под сомнение их юридическую значимость и чтобы сохранилась их доказательная сила”.

Она отмечает, что до сих пор основную массу изначально электронных документов составляли документы, которые не требовалось хранить более пяти лет (реально же подавляющее их большинство уже через год не представляло какого-либо интереса). Кроме того, эти документы редко запрашивались контролирующими органами и нечасто использовались в качестве доказательств в судебных спорах. Сейчас ситуация быстро меняется, согласно уже принятым решениям, в электронном виде будут создаваться документы длительного срока хранения, причём из числа тех, что требуется представлять при разного рода проверках. Это одна из причин, по которым создание электронных архивов становится актуальной задачей. Кроме того, в организациях информация, представляющая ценность для их бизнес-деятельности, всё больше накапливается в виде электронных документов, сообщений электронной почты, баз данных и т. д., а следовательно встает вопрос о том, как обеспечить сохранность этой информации.

Ольга Яковенко обращает внимание на то, что недавний экономический кризис, возросший уровень финансового управления российских предприятий, важность анализа истории взаимоотношений с партнёрами привели к необходимости обеспечить возможность не только сравнения данны за различные периоды деятельности предприятий, но обращения непосредственно к документам: договорам, переписке, проектным документам. Работать с электронным архивом удобно и имеется надежное техническое обеспечение этой возможности. Она, в частности, отмечает быстрый рост новых “облачных” технологий, централизацию обработки и хранения больших объёмов информации.

Проблема создания архивов для долгосрочного хранения электронных документов осложняется тем, что в крупных организациях, как правило, уже существуют исторически накопленные “архивы” электронных документов - в СЭД, на файловых серверах и т. п. и объем этих архивов постоянно увеличивается. На этот момент обращает внимание Роман Щемелов и развивает дальше свои соображения: “Поэтому, хотя на рынке и представлено достаточное количество решений по организации электронных архивов, в такой ситуации задача систематизации уже имеющейся информации, выработки регламентов и обязательных атрибутов для создания и хранения документов, а также внедрения всех этих правил и поддержки их выполнения представляется очень трудоемкой и трудновыполнимой. Как правило, за нее даже не берутся или быстро прекращают попытки. Тем не менее одним из подходов к решению данной задачи является объединение документов на уровне представления пользователю через систему корпоративного поиска”. Он отметил также, что современные поисковые системы позволяют, используя возможности обработки контента, систематизировать и структурировать накопленную в архивах информацию по автоматически вычленяемым из текста документа атрибутам (типы документов, контрагенты, города, авторы, предприятия и пр.), очистить от дубликатов и предоставить эффективные способы работы с найденной информацией на портале или в других СЭД.